Souhlas se zpracováním osobních údajů

Cílem tohoto prohlášení je seznámit občany, zaměstnance, dodavatele a další spolupracující fyzické osoby se zásadami a pravidly, kterými se správce řídí při ochraně osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) číslo 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 (dále jen „GDPR“). Toto nařízení GDPR vstoupilo v účinnost dnem 25. 5. 2018.
Odkaz na zdroj

I. Základní ustanovení

1. Správcem osobních údajů podle čl. 4 bod 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů o volném pohybu těchto údajů (dále jen: „GDPR”) je Petr Komorník, IČ: 49650149 , se sídlem:
   Nad přívozem 1680/1, 147 00, Praha 4 - Braník
   a provozovnou Tyršova 236/III., 290 01 Poděbrady
   EU - Czech republic (dále jen: „správce“).
2. Správce osobních údajů
   Petr Komorník,
   IČ: 49650149, se sídlem:
   se sídlem:
   Nad přívozem 1680/1, 147 00, Praha 4 - Braník
   a provozovnou Tyršova 236/III., 290 01 Poděbrady
   Tel.: +420 603 214 791
   E-mail: info@art-hotel.cz
3. Osobními údaji (dále jen “Osobní údaje“) se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

II. Právní základ zpracování osobních údajů

1. Splnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR: Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy o ubytování, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro vedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (vyřízení on-line rezervace na webu art-hotel.cz).
2. Splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR: Zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění zákonných povinností, které se na správce (ubytovatele) vztahují na základě zvláštních právních předpisů (zejména zákon o pobytu cizinců pro povinné hlášení cizinecké policii, zákon o místních poplatcích pro vedení evidenční knihy a zákon o účetnictví).
3. Oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů hotelu, kterými jsou zejména obhajoba právních nároků (řešení reklamací či škod) a přímý marketing vůči stávajícím klientům.
4. Ze strany správce nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

III. Účel zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností, realizaci ubytovacích služeb a ochranu svých oprávněných zájmů. Osobní údaje jsou zpracovávány pro následující účely:

1. Plnění smlouvy o ubytování a administrace rezervací:

   - Zpracování rezervace z webového formuláře (jméno, příjmení a adresa bydliště) za účelem vytvoření, potvrzení a evidence rezervace na webu art-hotel.cz.
   - Vybavení rezervací a poskytnutí ubytovacích služeb (příprava ubytování, komunikace s klientem před příjezdem a během pobytu).
   - Zpracování plateb a správa pohledávek plynoucích ze smlouvy o ubytování.

2. Plnění zákonných povinností (právní povinnost):

   - Hlášení pobytu cizinců: Plnění striktních povinností vůči Cizinecké policii ČR u zahraničních hostů v souladu se zákonem č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky.
   - Vedení evidenční knihy ubytovaných: Evidence cizinců i českých hostů pro účely správy místního poplatku z pobytu podle zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích.
   - Účetní a daňová agenda: Vystavování faktur, daňových dokladů a vedení účetnictví podle zákona o účetnictví a zákona o DPH.

3. Oprávněné zájmy správce:

   - Řešení případných právních sporů a obhajoba právních nároků správce: Uchování nezbytných dat pro případ řešení reklamací, vymáhání pohledávek nebo řešení škodních událostí způsobených na majetku hotelu.
   - Přímý marketing: Zasílání obchodních sdělení stávajícím klientům, kteří již byli v hotelu ubytováni, s možností se kdykoliv bezplatně odhlásit.

Kategorie a zdroje osobních údajů

1. Kategorie údajů: Správce zpracovává identifikační údaje (jméno, příjmení) a adresní údaje (adresa bydliště) poskytnuté prostřednictvím on-line rezervačního formuláře. Pro účely ubytování, splnění zákonných povinností (hlášení cizinců, domovní kniha) a vystavení účetních dokladů zpracovává správce dále na recepci kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo), státní občanství, datum narození, číslo dokladu totožnosti (pasu či ID karty) a finanční údaje (údaje o platbách). Správce nezpracovává žádné citlivé osobní údaje hostů ani kamerové záznamy.
2. Zdroje údajů: Osobní údaje získává správce přímo od subjektů údajů (hostů) prostřednictvím on-line rezervačního formuláře na webových stránkách art-hotel.cz, případně při osobním vyplnění a podepsání ubytovací karty na recepci hotelu při příjezdu.

IV. Doba uchovávání osobních údajů

1. Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny. Doby uchování se řídí příslušnými právními předpisy (zejména zákonem o pobytu cizinců, zákonem o místních poplatcích, zákonem o účetnictví a daňovými předpisy).
2. Konkrétní lhůty pro uchovávání dokumentů obsahujících osobní údaje jsou stanoveny následovně:

   Rezervační a smluvní agenda: Po dobu trvání smluvního vztahu (realizace rezervace a ubytování) a následně po dobu promlčecích lhůt pro uplatnění případných právních nároků (zpravidla 3 roky od ukončení pobytu).

   Evidenční a domovní kniha (ubytovaní cizinci i čeští hosté): Údaje o ubytovaných cizincích a zápisy v evidenční knize správce uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu, jak ukládá zákon o místních poplatcích a zákon o pobytu cizinců.

   Účetní a daňové doklady: Faktury a další daňové doklady jsou uchovávány po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají, v souladu se zákonem o účetnictví a zákonem o DPH.

3. Po uplynutí stanovených archivačních a zákonných lhůt správce osobní údaje bezpečně vymaže, skartuje v listinné podobě nebo trvale anonymizuje v elektronických systémech.

V. Příjemci osobních údajů (zpracovatelé a subdodavatelé správce)

1. Správce osobní údaje hostů zásadně nepředává jiným subjektům, pokud k tomu nemá zákonný důvod, souhlas subjektu údajů, nebo pokud to není nezbytné pro splnění smlouvy o ubytování.
2. V odůvodněných a zákonem stanovených případech mohou být osobní údaje předávány těmto kategoriím příjemců:

   Orgány veřejné moci: Státní orgány a instituce v rámci plnění zákonných povinností ubytovatele (zejména Cizinecká policie ČR pro povinné hlášení pobytu zahraničních hostů, místně příslušný městský úřad pro účely správy poplatků z pobytu a finanční úřad).

   Zpracovatelé externích služeb: Osoby, které pro hotel zajišťují technický, organizační nebo softwarový provoz:

   - Poskytovatel hotelového rezervačního systému a IT podpory pro zajištění chodu on-line rezervací na webu art-hotel.cz.
   - Poskytovatel hostingových služeb a správy webových stránek.
   - Externí účetní nebo daňoví poradci za účelem zajištění řádného vedení hotelového účetnictví.

3. Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje subjektu údajů do třetí země (mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

VI. Práva subjektů údajů

V souladu s nařízením GDPR máte jako subjekt údajů (host) vůči správci (ubytovateli) následující práva, která můžete kdykoli uplatnit:

1. Právo na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR: Máte právo získat od správce potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům.
2. Právo na opravu podle čl. 16 GDPR: Jste oprávněni požadovat bezodkladnou opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které se vás týkají.
3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“) podle čl. 17 GDPR: Máte právo požadovat vymazání svých údajů. Upozornění: Toto právo se nevztahuje na údaje, které správce musí ze zákona uchovávat pro plnění svých právních povinností (zejména zákonná archivace dat o cizincích po dobu 6 let a daňové doklady po dobu 10 let).
4. Právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR: Máte právo požadovat, aby správce omezil zpracování vašich údajů (např. po dobu, kdy se ověřuje jejich přesnost).
5. Právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR: Máte právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, pokud je zpracování založeno na smlouvě o ubytování.
6. Právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR: Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich údajů, které správce provádí na základě svého oprávněného zájmu (např. proti přímému marketingu).
7. Právo podat stížnost: Pokud se domníváte, že správce při zpracování vašich údajů porušil nařízení GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:
   
   Úřad pro ochranu osobních údajů
   Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
   Web: www.uoou.gov.cz

VII. Podmínky zabezpečení osobních údajů

1. Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů hostů.
2. Správce přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě. Jedná se zejména o zabezpečení přístupu do hotelového rezervačního systému pomocí silných individuálních hesel, využívání antivirových programů, pravidelné zálohování dat, šifrovaný přenos dat na webu art-hotel.cz (SSL certifikát) a bezpečné uzamykání fyzických dokumentů (např. ubytovacích karet a evidenční knihy) v prostorách recepce a zázemí hotelu.
3. Správce zajišťuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím výslovně pověřené a proškolené osoby (např. recepční nebo management hotelu), které jsou vázány povinností mlčenlivosti o všech skutečnostech a údajích, o nichž se při výkonu své práce dozvědí.

VIII. Závěrečná ustanovení

1. Tyto Podmínky ochrany osobních údajů jsou veřejně přístupné a slouží ke splnění informační povinnosti ubytovatele vůči hostům, smluvním partnerům a návštěvníkům webových stránek podle Článku 13 a 14 GDPR.
2. Odesláním on-line rezervace z internetového formuláře na webu art-hotel.cz potvrzujete, že jste seznámen/a s těmito podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu berete na vědomí.
3. Správce je oprávněn tyto podmínky v případě legislativních, technologických nebo provozních změn upravit. Novou verzi podmínek ochrany osobních údajů správce vždy bezodkladně zveřejní na svých internetových stránkách www.art-hotel.cz.

Tyto podmínky ochrany osobních údajů nabývají účinnosti a byly naposledy aktualizovány dne 14. 10. 2026.